OUTSOURCING

Outsourcing o Tercerización (también llamada subcontratación) es una técnica innovadora de administración, que consiste en la transferencia a terceros de ciertos procesos complementarios que no forman parte del giro principal del negocio, permitiendo la concentración de los esfuerzos en las actividades esenciales a fin de obtener competitividad y resultados tangibles.

La palabra Outsourcing, hace referencia a la fuente externa de suministro de servicios; es decir, la subcontratación de operaciones de una compañía a contratistas externos. Con frecuencia se recurre al Outsourcing como mecanismo para reducir costos, lo cual en algunos casos alcanza hasta un 40%. Dicha Subcontratación ofrece servicios modernos y especializados, sin que la empresa tenga que descapitalizarse por invertir en infraestructura.

Más allá de parecer un gasto adicional, la subcontratación representa la oportunidad de dejar en manos de compañías expertas la administración y el manejo eficiente y efectivo de los procesos que no están ligados directamente con la naturaleza del negocio y que, por el contrario, permite reducir costos y reorientar los recursos internos e influir de manera significativa en su nivel de competitividad.

El Outsourcing podría definirse como un servicio exterior a la compañía y que actúa como una extensión de los negocios de la misma, pero que es responsable de su propia administración. También se podría definir como la acción de recurrir a una agencia exterior para operar una función que anteriormente se realizaba dentro de una compañía.

Paule Neale, director de negocios de la compañía ISL de IBM, describe el Outsourcing como: “la práctica de transferir la planeación, administración y operación de ciertas funciones a una tercera parte independiente”.

Importancia Y Aplicación.

Esta técnica se fundamenta en un proceso de gestión que implica cambios estructurales de la empresa en aspectos fundamentales tales como la cultura, procedimientos, sistemas, controles y tecnología cuyo objetivo es obtener mejores resultados concentrando todos los esfuerzos y energía de la empresa en la actividad principal.

La tercerización implica también fomento para la apertura de nuevas empresas con oportunidades de oferta de mano de obra, restringiendo de cierto modo el impacto social.

La importancia de la tercerización radica en que esta pretende concentrar los esfuerzos de la compañía en las actividades principales del giro de negocios. De esta manera se pretende otorgar mayor valor agregado para los clientes y productos mediante agilidad y oportunidad en el manejo de los procesos transferidos, una reducción de los tiempos de procesamiento e inclusive, en la mayoría de los casos, una reducción de costos y de personal, así como una potencialización de los talentos humanos.

TIPOS DE OUTSOURCING.

Outsourcing Tradicional: Los empleados de una empresa dejan de realizar los mismos trabajos a la empresa. Algo, se identifican las tareas que necesitan ser realizadas, y al abastecedor de servicio emplean a los empleados normalmente. Por ejemplo, un outsourcing de la tecnología de información puede incluir una transferencia de la responsabilidad de la gerencia centros de datos y las redes (de LAN, de WAN, y de telecomunicaciones). En el campo de la gerencia de instalaciones, los individuos que actuaban como encargados de la característica pudieron hacer empleados de una compañía de gerencia de instalaciones.

Outsourcing del Greenfield: La empresa cambia sus procesos del negocio sin ningún emplear de personal por el abastecedor de servicio. Por ejemplo, la empresa pudo emplear a una compañía de lanzamiento para proporcionar un nuevo servicio, tal como computar alejado sin hilos, que no fue manejado previamente internamente.

Deslocalización: También conocido como Off-shoring, Implica la contratación de servicios a terceros radicados en países que ofrecen costos menores a causa de la legislación laboral, entre otros factores.
In-house: Es el outsourcing que se produce en las instalaciones de la organización contratante del servicio.
Off-site: Cuando el servicio de outsourcing se produce en las instalaciones de la propia empresa que lo presta.
Co-sourcing: Modalidad en la cual el prestador del servicio de outsourcing ofrece algún tipo de valor añadido a su cliente, como compartir los riesgos.
Colaborativo: Se aplica a la utilización de la capacidad ociosa en las operaciones para producir artículos o prestar servicios a un tercero. El término enfatiza las oportunidades de colaborar con jugadores en los que tradicionalmente no se había pensado.

El outsourcing es un nuevo concepto de distribuir las labores de la empresa. Se trata de externalizar servicios o funciones que no corresponden a la esencia del negocio. Las razones para contratar un outsourcing varían según el tipo de empresa, así como los tipos de outsourcing existentes.

Conceptos y funcionalidades básicas.

Contrato: Es un documento de carácter legal que recoge el alcance y características del servicio de outsourcing. El contrato de outsourcing debe definir los siguientes aspectos:

· Su duración.

· Las condiciones de la cesión de los activos (tanto económicas como de otro tipo) referidos al momento inicial del acuerdo entre la Administración y el contratista

· Las condiciones de la gestión de los SI a llevar a cabo durante el contrato (nivel de servicio).

· Las condiciones de recuperación de la gestión de los SI una vez finalizado el contrato.

· La propiedad intelectual, especialmente si se traspasa al proveedor la responsabilidad del desarrollo de aplicaciones.

· Las condiciones previstas para la resolución del contrato con anterioridad a la fecha de su finalización prevista.

Nivel de servicio: El nivel de servicio define el ámbito de aplicación del servicio (operación, mantenimiento, desarrollo, etc.), para sistemas de información concretos y la forma exacta de llevarlo a cabo. Es uno de los puntos más importantes de un contrato de outsourcing y debe ser fácilmente medible.

OBJETIVOS DEL OUTSOURCING.

Los principales objetivos que pueden lograrse con la contratación de un servicio de outsourcing son los siguientes:

· Optimización y adecuación de los costos relacionados con la gestión, en función de las necesidades reales.

· Eliminación de riesgos por obsolescencia tecnológica.

· Concentración en la propia actividad de la organización.

El proceso y sus beneficios.

Reducción de los Costos de Producción

El mensaje claro, es que el Outsourcing no sólo tiene que ver con la reducción de costos; también puede proporcionar mejoras en el negocio y los servicios de tecnología.

Éste debe ser estudiado como un proceso de largo plazo, en el que se compran servicios con la función básica de integrarlos a la organización, sin que esto intervenga en su misión o en sus procesos. Bajo este concepto se lleva a cabo una alianza estratégica entre la empresa y el outsource (la compañía que presta el servicio de Outsourcing), para que uno o varios procesos salgan de la organización, o para que otros que anteriormente eran centros de costos se conviertan en centros de ganancias.

Esto le da valor agregado a la organización: aportar tecnología de vanguardia, adquirir una metodología de trabajo, estándares de calidad internacionales, aumentar los beneficios operativos y poner a su disposición un grupo multidisciplinario de especialistas que van a ayudar al logro de las metas.

Otro de los beneficios que aporta este modelo es la producción de ventajas competitivas. En primer lugar facilita el liderazgo, porque al quitarse el lastre de aquellos procesos que no son esenciales, la organización desarrolla tendencia a ser líder en su negocio, tiende a ser más eficiente porque se olvida definitivamente de algunas tareas que le obligan a dedicar mucha atención y tiempo y la satisfacción de las expectativas del cliente.

Beneficios del Outsourcing.

      · Reduce los costos de producción.

      · Facilita la obtención de productos de mejor calidad.

      · Reduce el número de tareas rutinarias.

      · Permite a la organización dedicarse a tareas de mayor rentabilidad.

Desventajas del Outsourcing.

      · Genera poca lealtad hacia la organización a la cual se presta el servicio.

      · Fomenta irregularidades en la contratación de los trabajadores.

      · Elimina puestos de trabajo en el país de origen de la organización contratante, especialmente cuando se aplica la deslocalización.

Riesgos Latentes Al Subcontratar

· Pérdida de control.

· Riesgos de seguridad.

· Amenazas a la confidencialidad.

· Calidad / Experiencia del subcontratista (proveedor Outsourcing)

· Escala de costos.

· Posibilidad de eliminación de la actividad por parte del cliente final, es decir, romper el contacto entre el cliente y quien hace el desarrollo.

· Pérdida de talento experto dentro de la compañía.

· Cambio en compromiso / estabilidad financiera del subcontratista

· Cambio en el negocio y la tecnología durante la vida de un contrato (también cambio del producto).

· Retorno del servicio a la compañía original.

· Incompatibilidad de las motivaciones- habilidades, cliente proveedor.

· Cambios en el entorno.

¿Qué se puede subcontratar?

Las funciones que tradicionalmente se han contratado son las siguientes:

• · Suministro de Materiales y Componentes.
• · Servicios Generales.
• · Tecnología informática.
• ·  Consultoría y Capacitación.
• · Logística.

Dentro de los aspectos que se deben tomar en cuenta para subcontratar se deben mencionar las funciones que las compañías están más dispuestas a poner en mano de subcontratistas. A continuación se mencionarán algunas de las que se consideran más importantes dentro del análisis realizado.

• · Aquellas que hacen curso más intensivo de recursos.
• · Áreas relativamente independientes.
• · Servicios especializados y otros servicios de apoyo.
• · Aquellas con patrones de trabajo fluctuantes en carga y rendimiento.
• · Aquellas sujetas a un mercado rápidamente cambiante y donde es costoso reclutar, capacitar y retener al personal.
• · Aquellas con una tecnología rápidamente cambiante que requiere una gran inversión.

¿Qué no se debe subcontratar?

Aunque todas las funciones que aparecen a continuación hayan sido subcontratadas con éxito por alguien en alguna parte, usted deberá hacer un examen cuidadoso antes de subcontratar las siguientes:

• · Administración de Planeación Estratégica.
• · Administración de Finanzas.
• · Administración de la Consultoría Gerencial.
• · Control de Proveedores.
• · Administración de Calidad y Administración Ambiental.

Supervisión de la Satisfacción de los requisitos del mercado y reglamentarios como:

• · Responsabilidad del Producto.
• · Publicidad Engañosa.
• · Calidad.
• · Regulaciones Ambientales.
• · Higiene y Seguridad del Personal.
• · Seguridad Pública.
• · Seguridad del Producto / Servicio.

Los contratos de Outsourcing tienen que ser flexibles, ambas partes deberán tener la facultad de iniciar cambios para que el contrato sea realmente funcional, es por ello que se necesita la motivación de las partes para que se alcancen mejoras eficientes en tecnología y el logro efectivo de reducción de costos para el negocio, así como también se espera la reducción del desperdicio y la creación de valor para el negocio.

Con esta herramienta se busca aprender la experiencia, la habilidad y la objetividad, las cuales son esenciales para identificar los objetivos que persiguen las organizaciones, al igual que el aseguramiento de las negociaciones y el manejo exitoso de los contratos.

Ha de señalarse que esta herramienta lleva a tomar decisiones que podrían alcanzar los resultados deseados, evita los peligros latentes que se pueden presentar en un caso determinado y busca la proporción del aumento de la productividad. La realidad es que siempre se ha hecho Outsourcing, pero con una concepción probablemente equivocada. Hay que tratar de sacar el mejor provecho posible a un programa de esta índole y darle valor agregado para obtener una solución efectiva a los procesos de carácter organizacional y de negocios.

Sociedades Con Éxito

Una sociedad de Outsourcing con éxito dependerá de estas características:

· Ser abierta

· Establecer una relación y trabajar con juntamente.

· Saber dónde nos encontramos actualmente en términos de productividad y rentabilidad.

· Conocer las necesidades mutuas.

· Conocer los beneficios mutuos.

· Compartir el riesgo.

CONCLUSION

Se puede decir que hay una tendencia muy marcada a la práctica del Outsourcing en las empresas a nivel mundial.

Cada día más las organizaciones buscan alcanzar una mayor eficiencia a un menor costo, sin dejar de lado los estándares de calidad y servicio al cliente exigidos.

Como todo proceso administrativo en el Outsourcing están involucradas actividades de planificación, organización y análisis que responden a objetivos específicos de aprendizaje, orientados a descubrir, emplear y adaptar nuevas estrategias para las diversas áreas de la organización.

Al involucrarse en un proceso de Outsourcing las empresas deben definir claramente una estrategia que guíe todo el proceso y contenga los aspectos importantes en el desarrollo del mismo.

Algunos de los beneficios potenciales de utilizar el Outsourcing son la disminución de los costos, un enfoque más dedicado a actividades competitivas de la empresa, mayor flexibilidad y rapidez de respuesta así como el uso de tecnología y materiales de clase mundial. Por otra parte existen algunas desventajas posibles como son el decline de la innovación por suplidores, pérdida de control del proceso de producción y una eventual competencia por parte de los mismos que al conocer el proceso a plenitud pasan de ser suplidores a competidores.

En la actualidad las organizaciones están buscando una nueva manera de aumentar sus ingresos, conseguir costos efectivos en servicios y compartir ideas con los consumidores... el Outsourcing es la herramienta óptima para ello.